En stresstest i arrangørfaget

Å være ung arrangør i Oslo er ikke lett, men etter et skikkelig kurs og en virkelig stresstest er de klar for det meste av utfordringer!

“Jeg kan love dere at når dere kommer hit, da er dere rimelig stressa” sier Tone Jørgensen og peker på milepæl 3 av 4.Hun forklarer videre at milepæler er viktige tidspunkt hvor man må se hvor langt man har kommet i forhold til planen, og om ikke er det nærmest håpløst å nå det endelige målet. En milepæl kan være et godt tidspunkt for å gjennomføre et team-møte.

Årets arrangørweekend i Oslo ble gjennomført på Studenterhytta i Nordmarka. Her har de over 30 deltakerne fått kunnskap, inspirasjon og erfaring i det å være lokalarrangør. Dette har de gjort gjennom sosialt samvær, workshops i fire av de viktigste arrangørgrenene, og et større case. Målet var å komme tilbake til sivilisasjonen på søndag, godt forberedt på årets UKM-sesong.

På lørdag ble hele dagen brukt til workshops og case i de fire grenene PR, nettredaksjon, prosjektleder og teknisk arrangør. Deltakerne ble fra morgenen av delt i grupper, før de fordelte seg på workshops så hver gruppe skulle ha kompetanse innen de 4 emnene. Fra kl 13.30 var det full fart frem til kl 18, og deltakerne fikk virkelig prøvd seg! I løpet av 4 og en halv time har teamene fordelt ansvarsområder, planlagt hvordan de skal utnytte lokalet, lagt en plan for hvordan de kan få flest mulig til å delta, søkt om penger fra lokalsamfunnet, skaffet frivillige, og mye mye mer. At de hadde kun 15 minutter frivillig «juleferie» gjorde at de fleste var godt slitne innen kl 18.

Lokalsamfunnet kan av og til være vanskelig

For å gjennomføre en mønstring må man i mange tilfeller være i kontakt med lokalsamfunnet. Dette gjelder alt fra den lokale coop’en, idrettslaget, skolen, og i noen tilfeller diverse organisasjoner for å søke om midler. På arrangørskolen dukket plutselig organisasjonen “ifond” opp når Torgeir tok megafonen: “Vi vil informere om at fra ifond kan man motta inntil 5000 kroner til sin mønstring. Søknadsfristen er om et kvarter. Lykke til!”. Da var det bare for teamene å hive seg rundt, finne ut hvilke oppgaver som kunne vente et kvarter, og i full fart skrive en søknad. Lokalsamfunnet fungerte ikke bare som en gjeng vanskelige personer, men utfordret hele tiden deltakerne i presentasjon. De fikk aldri bare beskjeden «ikke innvilget», men spørsmålet var alltid «hvordan skal du overbevise meg om å bruke penger på dette?». Noe som ikke alltid var like enkelt å svare på.

Helpdesk

I helpdesk, eller mentorpanelet var det mulig å få hjelp med alt man måtte lure på om arrangementet. Som Erik sier, det er ikke nok å sette forsterkerne på scenen, man må se det store bildet. Og det var dette helpdesk hjalp deltakerne med: å se på alle de små detaljene som er kritiske, og også å se de i sammenheng med resten av arrangementet. For eksempel hvordan deltakerne kunne utnytte lokalene, hvor mange tilskuere det er mulig å få inn døra, hva man må tenke på av utstyr og sikkerhet, hvor og hvor mange vakter man trenger osv.

Bilder fra arrangørweekend

Nedenfor kan du se alle bildene fra helga