Ny personvernforordning, hva er konsekvensen for UKM?

HVA ER KJERNEN I LOVGIVNINGEN?
– Det er et krav til aktivt samtykke fra den det innhentes personopplysninger fra.
– Det skal være et klart definert formål for innhenting og bruk av personopplysninger.
– Man skal kun samle inn det man trenger, og lagre dette kun så lenge det er nødvendig for formålet.
– Informasjon om bruk og formål skal være lett tilgjengelig og lettfattelig, selv for barn.
– Alle har rett til umiddelbar sletting. Dette benevnes «retten til å bli glemt» i forordningen.
– Barn under 15 år skal ha samtykke fra foresatte ved all innhenting av personopplysninger.

HVILKE PLIKTER FÅR NORSKE VIRKSOMHETER?
Alle virksomheter er pålagt å arbeide aktivt med problematikken. De skal sette seg inn i regelverket, utarbeide en oversikt over hvilke opplysninger som behandles, gjennomføre risikovurderinger, utarbeide rutiner, bygge inn personvern i sine elektroniske løsninger og oppnevne et personvernombud. Eventuelle avvik og hendelser skal meldes til datatilsynet.

HVORDAN ANGÅR DETTE UKM?
Det er særlig på to områder UKM behandler personopplysninger og som vi må se nærmere på.

1. Ved påmelding samles det inn personopplysninger i ulikt omfang (navn, alder, telefon osv.) Disse opplysningene sendes videre til fylkesnivå og eventuelt landsnivå ved videresending.
2. På arrangementene blir det tatt bilder og gjort videoopptak av innslag og i sosiale sammenhenger. Som oftest knyttes disse bildene/opptakene også opp mot navn.

HVEM HAR ANSVARET I UKM-SYSTEMET?
UKM er et nettverk av selvstendige rettssubjekt (kommuner, fylkeskommuner og UKM Norge). Den enkelte arrangør har dermed et selvstendig juridisk ansvar for håndtering av personopplysninger. UKM Norge vil imidlertid foreslå løsninger og tiltak for å gjøre det lettere å håndtere dette ansvaret.

UKMs arrangørsystem og videoarkiv (UKM-TV) driftes av UKM Norge. Personopplysninger, bilder og videoopptak som legges inn her er følgelig UKM Norges ansvar.  Når det gjelder disse tjenestene vil vi derfor utarbeide retningslinjer som alle UKM-arrangører må følge.

HVA GJØR UKM NORGE NÅ?

1. UKM Norge vil utarbeide råd og retningslinjer som sendes alle fylkeskontakter i forkant av fylkesfestivalene 2018.
2. Det bygges inn automatiserte rutiner for personvern og aktivt samtykke i UKM-TV og nyhetspubliseringen med virkning fra og med UKM-festivalen 2018
3. Det bygges inn automatiserte rutiner for personvern og aktivt samtykke i arrangørsystemet fra og med påmelding til UKM 2019.

HVA MED ALT DET SOM ALLEREDE LIGGER UTE?
Fram til i dag har bilder og videoopptak fra UKM-arrangementer ligget offentlig tilgjengelig på nett. Ved ønske om sletting har dette blitt imøtekommet umiddelbart. Systemene for samtykke har imidlertid vært ulike fra år til år og fra fylke til fylke. Vi innfrir derfor ikke personvernforordningens krav til aktivt eksplisitt samtykke.

UKM Norge vil derfor ta ned alle nettsider med bilder og video 20. mai. De vil ikke bli slettet, men kun være tilgjengelig internt.  Deretter vil vi arbeide med et system for fornyet samtykke fra deltakerne, slik at noe av materialet igjen kan legges ut åpent.

UKMs arkivmateriale har kulturhistorisk verdi, og UKM Norge er i dialog med Kulturdepartementet om hvordan vi kan ivareta dette uten å bryte personvernforordningen.

HVORDAN BLIR RETNINGSLINJENE FRAMOVER?
Vi må komme tilbake til detaljene rundt dette, men her er noen kjernepunkter:

Påmelding og videresending

• UKM skal innhente kun de opplysningene som er nødvendig for å kommunisere effektivt med deltakerne og gi dem en god opplevelse i UKM.
• Ved påmelding skal deltaker oppgi alder. Dersom vedkommende er under 15 år må en foresatt foreta påmeldingen. Deltaker eller den foresatte må samtykke i at de innlagte opplysningene lagres i UKMs system og benyttes til kommunikasjon i inneværende år samt det påfølgende år. Deretter skal alle opplysninger slettes.
• Med unntak av navn og alder som brukes i offentlige program, skal de innhentede opplysningene kun utveksles mellom nivåene i UKM og ikke videreformidles til tredjepart, legges ut på nettsider eller på annen måte offentliggjøres.

Dokumentasjon med bilder og video.

• Det skal innhentes eksplisitt aktivt samtykke for alle filmer som legges ut. UKM Norge utvikler et digitalt verktøy for dette som vil være ferdig til den nasjonale UKM-festivalen. I mellomtiden må fylkesfestivalene sørge for å innhente skriftlig samtykke på annen måte.
• Det skal i prinsippet innhentes eksplisitt aktivt samtykke for alle bilder som legges ut. Unntaket er oversiktsbilder / stemningsbilder hvor det er vanskelig å identifisere enkeltpersoner. UKM Norge utvikler et digitalt verktøy for dette som vil være ferdig til den nasjonale UKM-festivalen. I mellomtiden må fylkesfestivalene sørge for å innhente skriftlig samtykke på annen måte.